組織數(shù)字化建設中，各項業(yè)務產生的大量簽字蓋章文件，是重要的業(yè)務憑證，卻往往分散在各個業(yè)務軟件中，整理匯總難，內容易篡改，時間一長就找不到了…組織需要建立自己的電子檔案系統(tǒng)，提升電子文件歸檔、利用效率。

　　電子檔案應用成趨勢 =====================================

　　2020年，國家有關部門出臺了兩項重要政策，明確“電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力”、針對電子檔案的單套管理發(fā)出征詢意見稿，電子檔案應用逐步形成趨勢。

　　但是，隨之而來的電子檔案管理問題，也成了組織數(shù)字化過程中不得不解決的難題：

　　· 如何自動接收來自于不同系統(tǒng)的電子檔案?

　　· 電子檔案與紙質檔案如何統(tǒng)一管理?

　　· 大量的檔案文件如何才能高效查閱和利用?

　　· 如何確保歸檔后的文件永久封存、不被篡改?

　　#契約鎖電子檔案#

　　契約鎖電子檔案管理系統(tǒng)通過集成各類業(yè)務軟件，實現(xiàn)業(yè)務檔案數(shù)據(jù)自動收集、分類歸檔，讓組織的數(shù)字化成果100%歸檔、全生命周期管理，讓檔案在線3秒可查、全程數(shù)據(jù)存證支持，有效防篡改!

　　契約鎖電子檔案產品功能特色

　　1、電子檔案和紙質檔案統(tǒng)一管理

　　無論是業(yè)務系統(tǒng)中產生的電子數(shù)據(jù)文件，還是實際工作中存在的會議記錄、手稿、領導批示等紙質文件，契約鎖都能進行統(tǒng)一的全生命周期管理。

　　· 針對電子檔案，契約鎖支持批量導入、或者接口集成等方式，自動完成收集。

　　· 而實際工作中依然存在的紙質檔案，契約鎖支持通過掃描上傳等方式，實現(xiàn)案卷關聯(lián)和匹配。

　　讓組織通過一套系統(tǒng)，統(tǒng)一管理組織內部產生的所有電子檔案和紙質檔案。

　　2、一站式的檔案管理門戶

　　為了提升不同部門和崗位的檔案管理效率，契約鎖通過一個平臺入口將分散在各個功能模塊、各類業(yè)務軟件中的數(shù)據(jù)抽取出來、統(tǒng)一匯總到一個數(shù)字檔案中心，滿足不同人員的管理和使用需求。

　　例如：

　　· 檔案管理員：通過個性化門戶及時接收、整理檔案數(shù)據(jù)，處理檔案借閱申請，掌握檔案庫使用情況。

　　· 普通用戶：可以通過門戶快速搜索所需檔案文件，查閱本人所有歷史借閱記錄和檔案文件。

　　· 系統(tǒng)管理員：實時監(jiān)控系統(tǒng)整體運行情況，根據(jù)組織及業(yè)務需求的變化，對人員、角色、權限以及表單等進行調整。

　　3、檔案全生命周期管理

　　結合檔案管理辦法要求，為組織提供“檔案收集、整理、利用、鑒定、銷毀等”全程電子化流程，推動檔案全生命周期管理，實現(xiàn)合規(guī)高效管理和利用。

　　4、建設組織數(shù)字檔案館-100%歸檔

　　契約鎖支持批量上傳、掃描上傳以及對接集成等多種檔案數(shù)據(jù)收集方案，通過和業(yè)務系統(tǒng)對接，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動收集，讓組織的人員檔案、項目文件、電子會計憑證、生產技術文件以及經(jīng)營決策等數(shù)據(jù)檔案實現(xiàn)100%歸檔。

　　5、檔案自動整理，元數(shù)據(jù)管理確保檔案“四性”

　　為了提升檔案整理效率，用戶可以在契約鎖電子檔案系統(tǒng)通過預設規(guī)則，實現(xiàn)檔案排序、組卷和編號等進行自動化整理。

　　同時，為了確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和可靠性，契約鎖支持對檔案的內容、結構、背景以及整個管理過程等元數(shù)據(jù)自動進行監(jiān)測，并生成報告，確保檔案自身證據(jù)價值。

　　6、精準庫房管理能力，紙質檔案實際存放位置可查

　　針對紙質檔案的管理，契約鎖提供庫房管理應用，精準記錄掃描上傳的紙質檔案實際存放位置，滿足對紙質檔案進行上架、出入庫以及移庫等操作需求。

　　7、檔案多維度檢索-3秒可查

　　已歸檔的文件，契約鎖可以為組織提供多種維度、多種類型的檢索方式，通過關鍵詞3秒內精準定位目標檔案。

　　8、添加電子簽名，確保歸檔文件防篡改

　　根據(jù)國家各項法律法規(guī)要求，電子檔案系統(tǒng)必須具備電子簽名能力，用于確保內容不被篡改，契約鎖以權威可信的數(shù)字身份證書為支撐，為組織的電子檔案添加數(shù)字簽名，明確各環(huán)節(jié)責任人真實身份，確保內容不被篡改。

　　9、檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)第三方存證

　　已經(jīng)歸檔的文件和數(shù)據(jù)，可以通過契約鎖在權威公證處或者司法區(qū)塊鏈中存證，組織打開任意檔案文件就能查看其電子數(shù)據(jù)存證報告，支持一鍵出證。

　　10、便捷集成業(yè)務軟件，高效收集檔案數(shù)據(jù)

　　契約鎖提供便捷的接口集成方案，通過可視化配置即可快速收集來自于各個業(yè)務系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，比如從HR系統(tǒng)自動收集人事檔案，從ERP系統(tǒng)收集出入庫等各類憑證等。

　　11、智能統(tǒng)計能力，檔案數(shù)據(jù)報表多維度分析

　　契約鎖借助可視化數(shù)據(jù)看板和報表，從多維度分析展現(xiàn)組織的檔案接收、管理、利用以及保存情況，幫助及時了解檔案系統(tǒng)使用情況。

　　總結：

　　契約鎖電子檔案系統(tǒng)嚴格按照國家法律法規(guī)要求，為每一個組織建立自己的數(shù)字化檔案館。

　　統(tǒng)一管理組織內部所有電子檔案和紙質檔案，結合電子簽名技術確定用戶真實身份、確保真實數(shù)據(jù)、真實意愿，讓歸檔數(shù)據(jù)防篡改，全面實現(xiàn)信創(chuàng)產業(yè)鏈適配，滿足不同行業(yè)組織的檔案管理需求，讓組織的數(shù)字化成果在這個平臺永久封存、可驗可查。

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